La factura electrónica ha llegado para quedarse. Hoy en día se han digitalizando mucho los procesos en las empresas, en el ámbito contable está la factura electrónica, que ha cambiado la manera en que las empresas operan con sus transacciones comerciales.
Mediante este sistema digitalizado, se eliminan los procedimientos manuales y se maximiza el flujo de trabajo, obteniendo ventajas notables para compañías de cualquier dimensión.
Tabla de contenidos
¿Qué es una factura electrónica?
Es un documento digital que reemplaza a la tradicional factura en papel, la cual justifica los movimientos de las empresas y trabajadores autónomos. Se genera, se firma y se transmite electrónicamente.
Beneficios de la factura electrónica
Existen diversas y grandes ventajas de la factura electrónica. No obstante, vamos a centrarnos en las más importantes.
- Cumplimiento legal y fiscal: Cumple con todos los requisitos legales y fiscales establecidos por las autoridades correspondientes. Esto garantiza la validez legal de las transacciones comerciales y evita problemas futuros con las auditorías.
- Seguridad y control: Ofrece un alto nivel de seguridad y control sobre la información contable. Los documentos digitales se pueden cifrar y respaldar fácilmente, lo que minimiza los riesgos de pérdida o deterioro de la información.
- Reducción de tiempo y costes: La emisión, envío y almacenamiento de facturas en papel puede ser costoso y requiere mucho tiempo. Con la factura electrónica, estos procesos se simplifican y automatizan, lo que permite ahorrar tiempo y reducir los costes asociados.
Esta circunstancia mejorará la trazabilidad y el control de pagos de las facturas, así como obtener información de forma más ágil y fiable.
¿Cómo emitir una factura electrónica?
Para emitir una factura electrónica se requiere tener un certificado digital válido para firmar la factura electrónicamente. Este certificado se puede obtener a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) u otras entidades autorizadas para la emisión de certificados.
Se requiere de un software que cumpla con los requisitos legales españoles y sea compatible con el formato electrónico de factura, como el formato E-factura. Con dicho software, se genera incluyendo todos los detalles requeridos, como la identificación del emisor y receptor, la descripción de los bienes o servicios, los importes y los impuestos correspondientes. Luego, la factura se firma digitalmente.
Para enviarla al destinatario se utilizan métodos seguros, como correos electrónicos o plataformas profesionales de intercambio como FacturaDirecta o EDICOM. Es necesario el consentimiento expreso o tácito del destinatario.
Por último, es importante conservar la factura electrónica durante el plazo de 4 años dándole el mismo trato que una factura en papel, que marca la ley fiscal española en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, para poder conservarla digitalmente mientras sea válida y esté disponible en el momento en que se necesite.
Requisitos que deben cumplir las facturas electrónicas o E-facturas
Con lo anteriormente dicho de los detalles que debe tener dicha factura que son: la identificación del emisor y receptor, la descripción de los bienes o servicios, los importes y los impuestos correspondientes.
Además, tienen que cumplir estos tres requisitos: la legibilidad de la misma, autenticidad del origen e integridad de que el contenido no ha sido modificado desde la emisión. Estos requisitos se garantizan a través de la firma electrónica con el certificado digital.
¿Quién está obligado a presentarla?
A día de hoy solo están obligados a presentar dicha factura todos aquellos que mantengan relaciones comerciales y profesionales con la administración pública.
Pero con la nueva Ley Crea y Crece, la obligación de las facturas electrónicas se extenderá a todo el sector privado. Por lo tanto, obligatoriedad de presentarla está pensada para todos los empresarios y profesionales que deberán expedir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales. Hay que tener en cuenta, que no se tendrá en cuenta a facturas dirigidas a consumidores finales.
Sin embargo, en la actualidad, dicha norma está pendiente de aprobación para el sector privado. Una vez aprobado, empezará a contar el plazo para adaptarse y empezar a emitir facturas electrónicas:
- Para empresas que facturen más de 8 millones de euros al año: hasta un año a partir de la publicación de la norma.
- Las demás empresas contarán con un plazo máximo de dos años.
ANTEO ETL: te asesoramos en facturas electrónicas
Si tienes dudas o necesitas asesoramiento en el ámbito de la factura electrónica, puedes contar con profesionales como ANTEO ETL. La cual tiene un equipo que está conformado por abogados y fiscalistas que están dispuestos a ayudarte en lo que se requiera.