Conocer las obligaciones y los métodos para llevar correctamente el registro de jornada laboral de tus empleados es muy importante. Además de incluir las opciones tecnológicas disponibles y los aspectos legales relevantes. Con la nueva regulación establecida en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, en España se anunció la obligatoriedad del registro de la jornada laboral. Además, en relación con el artículo 34 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores establece que “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. Asegúrate de cumplir con la normativa laboral vigente.
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Qué es el registro de jornada laboral
Según la legislación laboral, las empresas tienen la obligación de contar con un registro de jornada laboral para toda la plantilla, independientemente de la dimensión de la empresa y del tipo de jornada, incluyendo a aquellos trabajadores que tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo trabajo.
En caso de tratarse de una persona trabajadora contratada a través de una Empresa de Trabajo Temporal o mediante una subcontratación, deberán llevar este control la empresa usuaria y la empresa contratista o subcontratista, respectivamente.
Por el contrario, están exentos de llevar control horario los socios trabajadores de cooperativas y los trabajadores autónomos.
Cómo llevar la hoja de registro de jornada laboral
El registro de jornada tiene una serie de especificidades legales que debes conocer:
En primer lugar, todo aquello relativo al control horario que no esté estipulado legalmente deberá concretarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa, y en caso de no existir, podrá hacerlo el empresario previa consulta con la representación del personal.
Además, los registros de jornada deben conservarse durante 4 años. Será válido cualquier medio de conservación que garantice la fiabilidad de su contenido.
Durante ese periodo, el registro deberá ponerse a disposición tanto de las personas trabajadoras como de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y seguridad social en cualquier momento que lo requieran.
Por último, la obligación de llevar un registro de jornada laboral es independiente y complementaria a la del registro de jornada, por tanto, en caso de no disponer de ningún registro, puede conllevar la imposición de dos sanciones distintas.
¿Qué consecuencias tendría no contar con una hoja de registro?
El registro de la jornada laboral es una obligación para el empresario, ya sea mediante hoja física o mediante la utilización de sistemas electrónicos como lectores de huella digital, softwares o apps.
El incumplimiento de esta obligación está catalogado como una infracción grave, a la que le corresponderá una sanción de entre 751 y 7.500 euros.
Además, cabe destacar que también existe la obligación de registrar las horas extraordinarias que realizan las personas.
¿Qué opciones existen para llevar un registro de jornada electrónico?
Como ya hemos dicho, no es obligatorio para las empresas llevar a cabo el control horario de la plantilla de forma electrónica, sin embargo, sí que es altamente recomendable ya que dota de una mayor seguridad y transparencia al funcionamiento de la empresa.
Además, resulta enormemente beneficioso para las empresas ya que permite un mayor control de la productividad laboral y facilita la detección de problemas.
También agiliza la gestión de nóminas, al permitir un control más preciso de la asistencia al trabajo y, en función del sistema utilizado, permite el cálculo automático del salario.
Los sistemas electrónicos más utilizados son los siguientes:
- Lectores de huella dactilar o de manos: Se trata de sistemas que utilizan un reloj biométrico para comprobar la identidad del trabajador al entrar y al salir del trabajo. Son sistemas que destacan por su altísima seguridad, ya que resulta imposible replicar los datos biométricos de un compañero.
- El mayor inconveniente que tiene este tipo de sistemas es la imposibilidad de registrar a aquellos que trabajan a distancia.
- Software desde ordenador: Este sistema cuenta con la ventaja de que los softwares desarrollados con el propósito de registrar la jornada laboral suelen tener un funcionamiento intuitivo, por lo que el trabajador puede fichar y tener acceso al registro sin necesidad de ningún tipo de formación.
- Software en la nube: Es el sistema electrónico más avanzado y que presenta mejores prestaciones. Este sistema se diferencia del anterior en que permite controlar el horario fuera del centro de trabajo, lo que lo hace especialmente útil en el caso de empresas que cuenten con trabajadores a distancia.
- App de móvil: El registro horario mediante app es el más común entre aquellas personas trabajadoras que realizan sus funciones habitualmente fuera de la oficina ya que permite, además de fichar a distancia monitorizar a través de GPS la localización del trabajador.
¿Qué debe tener una plantilla de registro de jornada laboral?
La plantilla de registro laboral es un documento utilizado para controlar las horas que una persona ha trabajado a lo largo de un mes y que por tanto permite a la empresa llevar un control horario.
La normativa laboral únicamente especifica que debe llevarse día a día y registrar la hora de entrada y salida de la persona trabajadora, sin embargo, resulta altamente recomendable incluir las horas de descanso o de comida con el objetivo de llevar un registro de tiempo efectivo de trabajo.
Si tienes dudas o necesitas asesoramiento en el ámbito del registro de jornada, puedes contar con profesionales como ANTEO ETL. La cual tiene un equipo que está conformado por abogados que están dispuestos a ayudarte en lo que se requiera.