¿Qué gastos de teletrabajo debe pagar la empresa?

El teletrabajo ha transformado la forma en que muchas empresas y empleados gestionan sus tareas diarias. Trabajar desde casa trae consigo beneficios de flexibilidad, pero también plantea preguntas importantes sobre quién debe cubrir los gastos adicionales.

¿Qué gastos de teletrabajo estoy obligado a cubrir como empresa?

La normativa establece que los empleados deben contar con los recursos necesarios para hacer su trabajo, independientemente de si están en la oficina o en casa. Esto significa que ciertos gastos de teletrabajo deben ser asumidos por la empresa, ya que están directamente relacionados con las necesidades del puesto. A continuación, te mostramos los gastos más comunes que las empresas suelen cubrir en el teletrabajo:

1. Conexión a internet: Para trabajar desde casa, una conexión a internet estable es fundamental, especialmente si el trabajo requiere videollamadas o acceso a plataformas online. La empresa debe compensar el uso de internet del empleado, ya sea proporcionando un plan de internet específico o reembolsando parte de la factura doméstica.
2. Electricidad y calefacción: Trabajar desde casa implica un uso mayor de electricidad y, en invierno, de calefacción. Aunque no existe una cifra estándar, algunas empresas optan por ofrecer una compensación mensual razonable para cubrir estos gastos adicionales.
3. Equipos de trabajo: La empresa debe proporcionar los equipos necesarios, como ordenadores, monitores y accesorios. En caso de que el trabajador use sus propios equipos, la empresa debe compensar el uso personal de estos.
4. Material de oficina: Además del equipo informático, algunos empleados pueden necesitar material de oficina como bolígrafos, cuadernos o papel. La empresa también debe asumir este tipo de gastos cuando son esenciales para el trabajo.

Ejemplo práctico

Pensemos en Marta, que trabaja como analista y necesita un portátil y un monitor adicional. Su empresa le proporciona estos equipos y, además, le da una pequeña compensación mensual para cubrir internet y electricidad. Esto le permite a Marta trabajar cómodamente sin preocuparse por los costes adicionales que supone el teletrabajo.

¿Cómo afecta el teletrabajo a la política de gastos de la empresa?

Implementar el teletrabajo implica que las empresas tengan que ajustar su política de gastos, ya que los empleados ahora tienen costes adicionales en casa. Esto requiere establecer criterios claros para gestionar los gastos, desde definir qué costes cubrir hasta cómo gestionar los reembolsos.

1. Crear nuevas partidas presupuestarias: Las empresas deben incluir en su presupuesto partidas específicas para gastos de teletrabajo, como compensaciones de internet o electricidad.
2. Gestión de reembolsos: Es fundamental que exista un proceso claro para que los empleados puedan solicitar el reembolso de sus gastos. Esto puede incluir la presentación de facturas y definir los límites de compensación.
3. Adaptación de la contabilidad: Los gastos de teletrabajo deben registrarse correctamente en la contabilidad para asegurar transparencia y control.

¿Es obligatorio pagar una compensación a mis empleados por trabajar desde casa?

En muchos casos, sí. La ley establece que la empresa debe cubrir los gastos necesarios para que el trabajador pueda realizar sus tareas desde casa, pero el detalle de qué gastos cubrir puede depender del acuerdo entre ambas partes o del convenio colectivo de cada sector.

Es recomendable que la empresa establezca un acuerdo o una política específica para el teletrabajo. De esta manera, tanto empleadores como empleados tienen claro cuáles serán los gastos cubiertos y bajo qué condiciones.

Ejemplo práctico

Carlos es diseñador gráfico y trabaja desde casa. Su empresa y él firman un acuerdo en el que se comprometen a cubrir una parte de la factura de internet y electricidad. Esto evita confusiones y asegura que ambos estén de acuerdo en los términos.

¿Cuáles son los gastos deducibles en teletrabajo para mi empresa?

Algunos de los gastos que la empresa asume para el teletrabajo pueden ser deducibles en la declaración de impuestos, siempre que estén bien documentados. Estos son algunos ejemplos de gastos deducibles:

1. Equipos informáticos y accesorios: Los dispositivos proporcionados para el teletrabajo pueden ser deducibles, ya que son esenciales para la actividad laboral.
2. Costes de internet y electricidad: Los reembolsos de gastos de internet y electricidad también pueden deducirse, siempre y cuando se justifiquen adecuadamente.

Para evitar problemas fiscales, es importante que estos gastos estén bien documentados y clasificados correctamente en la contabilidad.

¿Qué hago si un empleado pide reembolso de gastos por trabajar desde casa?

Si un empleado solicita el reembolso de gastos de teletrabajo, la empresa debe contar con un proceso claro para verificar y aprobar dichos gastos. Aquí te damos algunos consejos para gestionarlo:

1. Solicitar justificantes: Pide al empleado que entregue facturas o recibos de los gastos que desea reembolsar, como el internet o la electricidad.
2. Calcular un monto justo: En algunos casos, los gastos pueden dividirse en función del tiempo de trabajo en casa. Es importante que la empresa calcule una compensación razonable para evitar desequilibrios.
3. Aplicar la política de reembolsos: Asegúrate de que los empleados conozcan la política de reembolsos y los criterios para que sus solicitudes sean aprobadas.

¿Cómo calculo los gastos de luz y calefacción en el teletrabajo?

Calcular los gastos de luz y calefacción en el teletrabajo puede ser un desafío, pero existen métodos que pueden ayudar a hacer una estimación justa. Por ejemplo, se puede calcular un porcentaje del total de la factura en función de las horas trabajadas desde casa, o establecer una tarifa fija mensual que compense el uso extra.

Ejemplo práctico

Ana trabaja 40 horas a la semana desde casa. Su empresa calcula que el uso adicional de electricidad y calefacción representa un 10% del gasto total mensual. Así, le ofrecen una compensación mensual ajustada a este cálculo, lo cual es una solución práctica y equitativa.

¿Cómo ANTEO ETL puede ayudarte a gestionar los gastos de teletrabajo en tu empresa?

En ANTEO ETL, sabemos que gestionar los gastos de teletrabajo puede ser complicado, especialmente cuando no existe una normativa específica para cada detalle. Ofrecemos asesoría para que las empresas puedan crear políticas de gastos claras, gestionar reembolsos de manera eficiente y cumplir con la normativa. Nuestro equipo puede ayudarte a adaptar tu contabilidad y a optimizar la gestión de los gastos asociados al teletrabajo, asegurando que tanto la empresa como los empleados estén satisfechos y cumplan con la ley.